ניהול משרד תיווך הוא בהרבה פעמים מאוד מאתגר, רוב המנהלים היו סוכנים טובים ואז הקימו משרד על סמך הניסיון שלהם כמתווכים, מה שהם מגלים מהר מאוד שבשביל לנהל משרד תיווך צריך יכולות שונות מאשר מתווך מעולה.
משרדי התיווך בארץ מתחלקים ל-3 סוגים
- משרדים קטנים סביב 2-7 סוכנים שאוהבים לקרוא להם הרבה פעמים "משרדי בוטיק"
- משרדים בינוניים של עד 20 סוכנים
- משרדים גדולים של סוכנים רבים (יכול להגיע גם עד 70-80 סוכנים)
ככל שהמשרד יותר גדול במספר הסוכנים, קריטי שיהיו שיטה וסדר במשרד שמיוסדים על יסודות חזקים.
בנוסף במשרדים בינוניים\גדולים יש יותר פונקציות שניתן לשלב מבחינה כלכלית כמו מאמן סוכנים, תיאום פגישות, שיווק ופרסום ע"י חברה מקצועית ועוד שירותים כאלו ואחרים.
ככלל רובם הגדול של המשרדים משתייכים לסוג הראשון ושם מצויים גם האתגרים הכי גדולים.
הסיבה היא שברוב המשרדים מנהל המשרד משמש גם בכובע של מנהל וגם בכובע של סוכן וגם הרבה פעמים בכובע של מזכירה.
זאת הנקודה שממנה מתחילים רוב האתגרים במשרד תיווך.
אז בואו נעשה סדר:
התפקיד של מנהל הוא לתכנן, להוציא לפועל, ולעשות בקרה.
ברוב המשרדים האלו המנהל לא מתכנן, מוציא מעט מאוד לפועל וכמעט בכלל לא עושה בקרה.
בואו ניקח לדוגמא את הליבה של העסק שזה הסוכנים, כמה זמן יש למנהל לגייס אותם ואח"כ לחנוך אותם ואח"כ ללוות אותם ואח"כ לשמר אותם?
המנהל נמצא כל היום במרוץ בין 3 הכובעים שלו (מנהל, סוכן, מזכירה) וברוב המקרים הוא לא עושה אף אחד מהתפקידים האלו כמו שצריך.
בכל משרד תיווך (ולא משנה מה הגודל) צריך לגייס סוכנים איכותיים (שזה כולל לסגנן מודעות איכותיות, לפרסם אותם, לעבור על קורות חיים, לזמן לפגישה, לנסח חוזה ולהחתים אותם, להכין עמדת עבודה פיזית ועוד).
אח"כ צריך לחנוך אותם (שזה כולל להסביר להם את נהלי המשרד, ללמד אותם בכלל על עולם הנדל"ן, ללמד אותם על השוק המקומי כולל מחירים והבדלים בין השכונות, להסביר להם על מיסוי, ללמד אותם איך עובדים עם התוכנה, איך לעשות שיחת טלפון למוכרים, איך עושים את הפגישה עצמה, טיפול בהתנגדויות, פולואפ ללקוחות, פגישות עם מתעניינים, ניהול סדר יום, ניהול מו"מ ועוד ועוד.
ואח"כ ליווי שוטף של הסוכנים (שכולל מאות התייעצויות על דילמות, טיפול בהתנגדויות, יישוב פערים במו"מ, קביעת יעדים ובקרה אחריהם, ניהול ישיבת צוות, עבודה נכונה בשוטף עם התוכנה, בקרה אחרי מוכרים וקונים, גיוס בלעדיות, תוכנית פרסום ושיווק, עסקאות ועוד)
ואחרי כל זה גם לדאוג לשימור הסוכנים הטובים ע"י פיתוח מתמיד של היכולות שלהם ויצירת מרחב איכותי לשיתוף פעולה בין הסוכנים במשרד ושיתוף הידע.
בקיצור במשרדים האלו כמעט בכל השלבים המנהל לא עושה את תפקידו מחוסר זמן ועומס, מה יוצר דשדוש וניסיון לכבות שריפות כל היום.
תכלס מסכן המנהל שחי ככה, הוא תמיד מרגיש בעומס מטורף, מכבה שריפות ברמה של כבאי מומחה, לא מספיק כלום וגם בסוף לא ממש מרוויח כסף.
אז איך פותרים את זה אתם בטח שואלים?
ככלל ורק אם זה מתאים למנהל המשרד אני ממליץ לבנות תשתיות נכונות ויסודות חזקים ואז להגדיל את המשרד מבחינת סוכנים כדי למקסם את יכולות המשרד.
אבל אם אתם רוצים להישאר משרד בוטיק הדרך הכי טובה הי: לבנות שיטת עבודה למשרד, שבה יש תהליך ברור של גיוס סוכנים, חניכה שלהם, נהלי משרד כתובים, תוכנית ישיבת צוות, יעדים לכל סוכן ובקרה אחריהם, תוכנית פרסום וכל דבר אפשר לטפל בו מראש בצורה נכונה ולא אח"כ לכבות שריפות.
בדיוק כמו להכין תוכנית מראש לבניית בית פרטי, לעומת בניית הבית לפי העין, מה שיגרום אח"כ בוודאות צורך לטפל בכל הבעיות שנובעות מתכנון ובנייה לא נכונים.
בנוסף, מומלץ להכניס מזכירה למשרד, שתוריד מלא משימות מהמנהל, שעוצרות אותו גם לעשות עסקאות וגם לפתח את המשרד. (ממליץ שכל מה שאפשר להעביר הלאה ב50 שח לשעה לא להתעסק איתו).
לצערי, רוב המנהלים של המשרדים הקטנים כבר מותשים, ורובם איבדו את הרצון לגייס סוכנים, אבל חשוב לי שיבינו שיש דרך לעבוד בצורה מסודרת ושיטתית ולחסוך הרבה תסכול וכיבוי שריפות.
המשרד שלכם יכול לצמוח כל רבעון הן בגרעין החזק של המשרד, הן בשיטת העבודה, הן בגיוס סוכנים והן בניהול השוטף שלהם ולא פחות חשוב, בעליה בהכנסות כל שנה מחדש.
זה באמת בידיים שלכם ואני מוכן להוכיח לכם את זה עם דוגמאות חיות ממשרדים שאני מלווה.
בואו נתחיל בשיחת אבחון בתשלום (פיזית או בזום) של 47 שח (רק בשביל לראות שאתם מתייחסים ברצינות לעסק שלכם) ונמשיך משם.
ההרשמה כאן https://bit.ly/4arrHKA